Ceci est un outil qui est devenu populaire dans d'autres éditeurs de texte et applications, idéal pour gagner du temps et mieux comprendre les contenus afin d'élaborer plus de textes ou de résoudre des doutes face à des documents très longs.
Comment est l'outil de Microsoft pour résumer des documents dans Word
La nouvelle fonction de résumés automatiques de Copilot répond à un besoin clé à l'ère de l'information : la capacité de synthétiser de grandes quantités de contenu dans un format plus digeste. Stéphanie Visser, responsable produit de l'équipe Word, “nous vivons dans un monde d'abondance de contenu, c'est pourquoi nous cherchons constamment des moyens plus efficaces de traiter l'information”.
Avec cette prémisse, Microsoft a développé cet outil pour aider les utilisateurs de Word à saisir rapidement les points essentiels d'un document sans avoir à le lire en entier.
Le processus est simple et s'active automatiquement en ouvrant un document. Le résumé apparaît entre le ruban et le texte, dans un encadré qui est affiché comprimé par défaut. Les utilisateurs peuvent l'étendre en cliquant sur le bouton “Voir plus”, ce qui permet de lire le résumé complet et, si nécessaire, de faire des ajustements dans le texte.
La caractéristique de résumés automatiques est particulièrement utile pour ceux qui ont besoin de comprendre rapidement le contenu de documents longs. L'entreprise a conçu ce système pour qu'il fonctionne de manière transparente pour l'utilisateur. Il n'est pas nécessaire d'activer aucune option supplémentaire : en ouvrant un document Word, le résumé est généré automatiquement et affiché dans une zone spécifique du document.
La localisation du résumé est stratégique. En étant directement entre la première page du document et le ruban, l'utilisateur peut accéder à l'information clé sans avoir à faire défiler l'intégralité du contenu.
Si l'utilisateur décide d'apporter des modifications au document, Copilot peut également mettre à jour le résumé pour refléter les modifications. Pour cela, le bouton “Rechercher un nouveau résumé” apparaît après que des éditions ont été faites, permettant de générer un nouveau résumé en adéquation avec les mises à jour du texte. De plus, les utilisateurs ont la possibilité de créer des résumés manuellement via le chat de Copilot dans l'onglet “Accueil”, simplement en écrivant “Résumer ce document”.
Un des aspects de ce nouvel outil est sa capacité à traiter des documents de jusqu'à 80 000 mots. Selon Microsoft, cette limite a récemment été améliorée, quadruplant la longueur maximale autorisée précédemment pour un fichier pouvant être synthétisé par Copilot. Cette capacité élargie est particulièrement utile pour ceux qui travaillent avec des documents longs, tels que des thèses, des rapports détaillés ou des manuscrits de livres.
Pour maximiser le bénéfice de cet outil, Microsoft a partagé quelques conseils. Si vous êtes l'auteur du document ou si le fichier est stocké localement, le résumé automatique s'ouvrira complètement comprimé. Dans ces cas, il est recommandé d'étendre le résumé pour examiner comment le document sera perçu par le public ou les lecteurs. Si le résumé était comprimé lorsque vous avez fermé le document pour la dernière fois, il restera dans cet état en le rouvrant. De la même manière, si le résumé était étendu, il s'affichera dans un état semi-étendu lorsque vous l'ouvrirez à nouveau.
Bien que cette fonction soit une solution idéale, tous les utilisateurs ne pourront pas y accéder immédiatement. Microsoft a commencé un déploiement progressif de l'outil, qui sera disponible pour ceux ayant un abonnement à Copilot dans Word pour le web, Word pour Windows (à partir de la version 16.0.17928.20114) et Word pour Mac (à partir de la version 16.88, Build 24081116).
Il est important de mentionner que cet abonnement à Copilot est indépendant de l'abonnement à Microsoft 365 (Office). Par conséquent, ceux qui souhaitent utiliser le résumé automatique de Copilot devront disposer de cette licence spécifique. L'entreprise a précisé que ce lancement se fait progressivement pour garantir que la fonction s'intègre sans problèmes dans les plateformes, et que des ajustements pourraient être effectués ou même le fonction retirée temporairement en réponse aux retours des utilisateurs.